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Besucher-App für Pflegeheim-Besuche während Corona-Pandemie
Während der Corona-Pandemie standen Pflegeeinrichtungen unter strengen Auflagen für Besucherzahlen, Abstände und Kontaktnachweise. Für Korian haben wir die Visit-App entwickelt, mit der Angehörige sich vorab anmelden, beim Eintreffen einchecken und die Heimleitungen den Betrieb der Häuser jederzeit im Rahmen der Vorgaben halten konnten.
Korian
Pflege- und Betreuungsdienstleistungen
- 240+ Korian-Häuser deutschlandweit im Echtbetrieb
- 6 Wochen vom Briefing zum produktiven Rollout
Ausgangslage
Pflegeheime von heute auf morgen im Pandemie-Modus.
Pflegeeinrichtungen waren in der Corona-Pandemie besonders gefährdet und entsprechend streng reguliert. Die Gesundheitsämter gaben vor, wie viele Personen sich gleichzeitig im Haus und in einzelnen Bereichen aufhalten durften, welche Abstände gelten, welche Test- oder Impfnachweise verlangt werden und wie Kontakte zu dokumentieren sind. Was im Einzelfall richtig war, hing zudem vom Bundesland, vom Landkreis und von der jeweiligen Lage ab.
Bei einem Portfolio von über 240 Häusern in Deutschland war das mit Aushängen am Eingang, Excel-Listen am Empfang und Anrufen in der Zentrale nicht handhabbar.
Die Aufgabe war es, innerhalb von wenigen Wochen ein einheitliches System zu schaffen, das die jeweils geltenden Regeln abbildet, Behördennachweise auf Knopfdruck liefert und in jeder Pflegeeinrichtung funktioniert.
Vorgehen
Vom ersten Anruf in wenigen Wochen in alle Häuser.
Die Pandemie hat die Taktung gemacht, nicht ein Projektplan. Konzeption, Entwicklung und Rollout liefen parallel, mit kurzer Schleife in die Heimleitungen, weil sich die Auflagen während der Entwicklung weiter verändert haben.
- 01
Auflagen und Heimrealität aufgenommen
Den Start machte ein Abgleich der behördlichen Vorgaben mit dem, was im Haus tatsächlich möglich ist. Wer ist Ansprechpartner für Besuchsanfragen, wann ist der Empfang besetzt, wie kommen Angehörige rein, die kein Smartphone benutzen, welche Räume und Bereiche müssen getrennt gesteuert werden. Daraus ist ein Regelmodell entstanden, das pro Haus parametrisierbar ist.
- 02
Online-Voranmeldung mit Zeitslot
Angehörige melden Besuche vorab über die Visit-App im Web an und wählen ein Zeitfenster, das zur Kapazität des jeweiligen Hauses passt. Das System verhindert Überbelegung bereits bei der Buchung, nicht erst vor Ort. Wer welchen Bewohner besuchen möchte, ist beim Termin bereits hinterlegt.
- 03
Vor-Ort-Check-in am Empfang
Beim Eintreffen scannen die Besucher einen QR-Code aus ihrer Bestätigung oder werden über ein Tablet am Empfang erfasst. Für Angehörige ohne digitales Endgerät und für kurzfristige Besuche kann das Personal direkt im System eintragen. Damit funktioniert die App in Häusern mit voll besetztem Empfang genauso wie in Einrichtungen, in denen die Pflegekräfte am Eingang mit einsteigen.
- 04
Auslastungs-Dashboard und Kontaktnachverfolgung
Die Heimleitungen sehen jederzeit, wer im Haus ist, in welchem Bereich und bei welchem Bewohner. Verändert sich die Lage, lassen sich Kapazitäten, Slot-Längen und Bereichsregeln pro Haus anpassen. Im Verdachtsfall ist die Liste der relevanten Kontaktpersonen auf Knopfdruck verfügbar, statt sie aus Besucherbüchern und Erinnerung zusammensetzen zu müssen.
- 05
Rollout über das Portfolio und Behördennachweise
Die Visit-App ist über das gesamte deutsche Korian-Portfolio ausgerollt worden, mit Schulung der Empfänge und Heimleitungen und einem zentralen Support für die ersten Wochen. Berichte an die Gesundheitsämter gingen aus dem System direkt, in derselben Form für jedes Haus.
Wirkung
Besuche blieben möglich, ohne die Auflagen zu beugen.
Während der Pandemie war die Visit-App in über 240 deutschen Korian-Häusern im Einsatz. Besuche bei den Bewohnern blieben planbar und regelkonform, statt zwischen Überlastung des Hauses und pauschalen Besuchssperren wechseln zu müssen. Für viele Angehörige war das in dieser Zeit der einzige verlässliche Weg, einen Besuch tatsächlich zu erleben.
Die Heimleitungen hatten zum ersten Mal eine durchgängige Sicht darauf, wer sich im Haus aufhält und in welchem Bereich. Wo es zu Verdachtsfällen kam, lag die Liste der Kontaktpersonen sofort vor. Berichte an die Gesundheitsämter liefen aus dem System heraus, in gleicher Form für alle Häuser.
Mit dem Auslaufen der Pandemie-Auflagen wurde die Visit-App geordnet stillgelegt. Geblieben ist eine in der Krise gewachsene Zusammenarbeit und das gemeinsame Wissen, wie schnell sich ein verteilter Pflegebetrieb belastbar digitalisieren lässt. Auf dieser Grundlage sind spätere Vorhaben wie der Data Hub im Projekt Pflege 2030 entstanden.
Sie brauchen ein System, das in Wochen läuft?
Die Visit-App war sechs Wochen nach dem ersten Briefing in über 240 Häusern im Echtbetrieb. Diese Geschwindigkeit ist kein Pandemie-Sonderfall, sondern Folge davon, wie wir arbeiten. Wenn bei Ihnen etwas in vergleichbarem Tempo entstehen muss, sprechen wir am besten direkt darüber.